Popularne narzędzie Ciągłego Doskonalenia zazwyczaj wprowadza się na stanowiskach pracy lub biurach, ograniczając się do fizycznej przestrzeni gdzie w prosty sposób można zaobserwować zmiany. Metoda 5S bardzo dobrze sprawdza się również w IT. Poniżej zaproponuję Państwu krótki, przykładowy przewodnik, który może wspomóc we wdrożeniu 5S na dyskach / dyskach sieciowych. Przed rozpoczęciem działań 5S upewnij się, że masz włączoną funkcję Backup’u. Umożliwi to powrót do stanu poprzedniego w przepadku niekontrolowanego lub pochopnego pozbycia się elementów.

Selekcja:

• Pracę zacznij od usunięcia wszystkich niepotrzebnych ikon, folderów oraz plików ze swojego pulpitu (Wygląd pulpitu świadczy o Tobie).
• Przejrzyj wszystkie pliki oraz foldery i odpowiedz na pytanie: do czego jest Ci potrzebny dany zasób?… jeśli nie wiesz to:

– Przekaż / prześlij osobie, która może potrzebować danego pliku/folderu;

– Usuń plik/ folder;

– Jeśli jest to istotny dokument, dokonaj archiwizacji we właściwym miejscu.

Wskazówka: Przy sortowaniu plików zacznij od plików najstarszych (przesortuj po dacie utworzenia).

• Rozważ usunięcie lub archiwizację poczty e-mail starszej niż np. 3 lata… lub dokonaj archiwizacji np. na dyskach zewnętrznych. Archiwizuj pocztę regularnie.

Systematyka oraz Standaryzacja

• Dane firmowe przechowuj na dyskach sieciowych (zazwyczaj są one chronione i backup’owane w określonych odstępach czasu;
• Dane prywatne przechowuj na dysku twardym lub na dyskach sieciowych osobistych (jeśli takie są utworzone) – z zastrzeżeniem, że są one przechowywane zgodnie z prawem.
• Utrzymuj pliki i foldery w wyznaczonych miejscach – na dyskach sieciowych lub na własnym komputerze.
• Stwórz odpowiednią strukturę folderów. Struktura ta będzie zależna od specyfiki Organizacji, np.
  • Sprawy bieżące – W folderze umieszczaj wszystkie pliki, które wymagają działania w niedalekiej przyszłości;
  • Projekty – W tym folderze organizuj wszystkie pliki, które związane są z realizacją specyficznych projektów;
  • Archiwum – umieszczaj tam wszystkie pliki / foldery, nad którymi już nie pracujesz, jednak z istotnych względów powinny być one zarchiwizowane.
  • Foldery tematyczne – w nich umieszczaj zorganizowane w odpowiedni sposób pliki / podfoldery, np. Reklamacje, Zdjęcia, Filmy, Produkcja, Jakość, itp.
• Wprowadź standard nazewnictwa folderów i plików, np.
  • Katalogi główne nazywaj zgodnie z ustaloną konwencją:

XX-NAZWA_KATALOGU

gdzie: XX – liczba porządkowa katalogu – np. 01, 02, 03

NAZWA_KATALOGU – nazwa katalogu głównego – np. REKLAMACJE, PERSONEL, SYSTEM_SAP, itp.

lub zgodnie z inną zatwierdzoną konwencją (np. opisaną w procedurach firmowych);

• W nazwach plików i folderów nie używaj polskich znaków;
• Zamiast spacji używaj separatora „ _ ”;
• Przy nazywaniu plików i folderów stosuj litery i cyfry. Unikaj znaków specjalnych (jeśli zasadne).
• Jeśli używasz daty przy nazewnictwie plików / folderów korzystaj z formatu daty RRRRMMDD – gdzie: RRRR – rok; MM – miesiąc, DD – dzień.

Datę umieszczaj na początku pliku / folderu – ułatwi to filtrowanie / wyszukiwanie plików po dacie.

• Nazwa pliku powinna być zrozumiał. Całość ścieżki nie powinna przekraczać 260 znaków (przykład ścieżki C:Program Files nazwa_pliku.txt).

Ścieżka o długości powyżej 260 znaków może powodować błędy przy kopiowaniu oraz w procesie odzyskiwania plików / folderów).

Przy nazywaniu plików i folderów stosuj litery i cyfry. Unikaj znaków specjalnych.

• Chroń swój komputer zgodnie z Polityką Bezpieczeństwa.
• Nie pozostawiaj komputera bez nadzoru.
• Chroń swoje hasła dostępowe.
• Gdy oddalasz się od komputera zablokuj komputer za pomocą skrótu +.

Sprzątanie

Sprzątaj regularnie w zakresie:

• Czyszczenia monitora, tak aby był wolny od kurzu i innych zanieczyszczeń – stosuj do tego dedykowane środki czystości.
• Czyszczenie klawiatury, tak aby była wolna od kurzu i innych zanieczyszczeń – stosuj dedykowane środki czystości oraz sprężone powietrze do przedmuchania przestrzeni między klawiszami. Do czyszczenia nie używaj wody.
• Jeśli zaobserwujesz niepokojące sytuacje (np. przetarte kable, zapach spalenizny, wibracje, zmieniony odgłos pracy komputera) – poinformuj o tym pracownika Działu IT.
• Systematycznie przeprowadzaj archiwizację poczty oraz innej dokumentacji. Korzystaj z narzędzia porządkującego Oczyszczanie dysku lub innego dedykowanego oprogramowania.

Samodyscyplina

• Zdefiniuj czas, w którym będzie systematycznie przeprowadzał powyższe 4 kroki
• Weryfikuj poprawność działania systemu – włącz zakres 5S na komputerze do zakładowego programu 5S.
• Wprowadzaj usprawnienia do 5S na Twoim komputerze.