Poniższy artykuł jest kontynuacją cyklu o TWI

Część IV – Metoda 4 kroków – Budowania Relacji z Pracownikami (RP)

W żadnej organizacji nie można ignorować znaczenia pracowników dla sprawnego i efektywnego jej funkcjonowania. Dobre relacje przełożonego z podwładnymi budują ich (podwładnych) większe zaangażowanie w wykonywaną pracę, co rzutuje na wymiar ekonomiczny funkcjonowania firmy. Utrzymanie dobrej atmosfery w zespole to nie tylko kwestia dobrej woli. To obowiązek spoczywający zarówno na pracodawcy, kadrze kierowniczej, również na każdym z zatrudnionych. Zgodnie z Kodeksem Pracy to pracodawca ponosi odpowiedzialność za kształtowanie zasad współżycia społecznego w miejscu pracy.

Dobre cechy kierownika

Wiele modeli, programów i poradników opisuje dobre cechy kierownika. Jednak w obszarze relacji z ludźmi brakuje prostego i szybkiego rozwiązania zapewniającego sukces. Podobnie jak wiele innych metod program TWI Budowanie Relacji z Pracownikami ( TWI RP) bazuje na podstawowych zasadach wypracowanych przez wiele pokoleń przełożonych. Musimy pamiętać że normy społeczne i technologie się zmieniają, a ludzka natura nie.

Twórcy programu TWI twierdzą, że: „Dobre kierowanie oznacza, że przełożony postępuje tak, aby pracownicy jemu podlegli, robili to, czego wymaga od nich przełożony, wtedy, kiedy należy to zrobić i w sposób, w jaki chce tego przełożony, ponieważ oni sami chcą to zrobić.”

Kim jest kierownik (przełożony)?

Inaczej mówiąc przełożony to reprezentant kierownictwa firmy, znający stawiane firmie zadania (wymagania klientów ilości, terminy,…), który dzieli się odpowiedzialnością i deleguje zadania tak aby zaspokoić oczekiwania tychże klientów. Najtrudniejsze dla przełożonego jest wieć motywowanie pracowników do tego aby chcieli wykonywać swoją prace w sposób, który pozwoli osiągnąć to, co jest od nich wymagane, wtedy, kiedy jest to wymagane w sposób jaki jest to wymagane.

Obowiązki kierownika (przełożonego)

Przełożony/kierownik odpowiada za wykonanie swoich obowiązków przed swoimi przełożonymi. Te obowiązki można określić celami w obszarach:

Produkcja
Jakość
Koszty
Szkolenia
Obsługa
Bezpieczeństwo i środowisko
Raportowanie
Dokładność i terminowość.
Oraz wszystkie inne nie wymienione.

Relacje między pracownikami a przełożonym

W każdym obszarze przełożony zawsze pracuje z ludźmi i z nimi osiąga cele. Pomiędzy pracownikami a przełożonym muszą występować relacje, aby realizować powierzone zadania. Efektem dobrych relacji będą dobre wyniki. Złe relacje przyniosą kiepskie wyniki.

W sytuacji, gdy pojawiają się problemy z ludźmi lub zostanie nadwyrężone zaufanie na linii przełożony podwładny/ni, relacje w zespole zostają wypaczone. Dlatego celem jest utrzymywanie linii relacji z pracownikami prostej, silnej i poprawnej, często tzw. „ludzkie problemy” są przeszkodą w utrzymaniu tej linii. Problemem dla przełożonego jest cokolwiek na co kierownik musi zareagować.

Podobnie jak w przypadku wcześniejszych metod programu TWI, metoda Budowania Relacji z Pracownikami opiera się na 4 krokach.

KROK 1 —ZBIERZ FAKTY

KROK 2 — ROZWAŻ I ZDECYDUJ

KROK 3 – PODEJMIJ DZIAŁANIE

KROK 4— SPRAWDŹ REZULTATY

Relacje z przełożonym

Zanim zastosuje się metodę 4 kroków RP, należy określić i zapisać cel, który chce się osiągnąć. Aby rozwiązać problem trzeba zastanowić się nad tym, dokąd chce się dojść. Pozwoli to podjąć właściwe kroki służące osiągnięciu celu.

Uwaga: Swój cel określa się za pomocą punktu, do którego chce się dojść. Może być to trudne do sprecyzowania. Może się również okazać, że w trakcie podejmowania działań trzeba będzie zmienić swój cel. Należy więc upewnić się, że nie jest on zbyt wąski i krótkowzroczny.

Do określania celu użyj pytań:

Dlaczego jest to problemem?
Co starasz się osiągnąć?
Co chcesz, żeby się wydarzyło?
Jaki to ma wpływ na produkcję?
Czy problem dotyczy również innych osób z działu lub są one nim zainteresowane?

Dopiero po określeniu celu, który chcesz osiągnąć realizuj 4 kroki TWI RP.

KROK 1 — ZBIERZ FAKTY.

Przeanalizuj historyczne informacje – przełożony musi przyjrzeć się danym z przeszłości opisującym przykładowo wydajność, karierę, osiągnięcia, obecność w pracy, problemy, działania dyscyplinarne itp., analiza danych z przeszłości dotyczy całego, a nie tylko nieakceptowanego czy niepoprawnego zachowania.
Dowiedz się, jakie zasady i zwyczaje są stosowane w firmie – zwyczaje niekoniecznie są opisane niepisane zwyczaje są tak samo ważne (czasem nawet ważniejsze) jak spisane zasady czy standardy zachowania wpisane w politykę Firmy lub znajdujące się w podręczniku reguł postępowania.
Porozmawiaj z osobami, których ta sprawa dotyczy – Unikając rowów z ludźmi, których dotyczy dany przypadek, przełożony może nie odkryć istotnych faktów stanowiących źródło problemu.
Zbierz opinie i odczucia – Nie można zrozumieć istoty problemu bez poznania opinii i nastawienia osób, których problem dotyczy.

KROK 2 — ROZWAŻ I ZDECYDUJ.

Dopasuj fakty do siebie – zaraz po określeniu wszystkich faktów dotyczących problemu, należy ułożyć je w logicznej kolejności (uwzględniając ich treść, kolejność wystąpienia, temat itd.) i rozpocząć poszukiwanie ewentualnych luk lub sprzeczności.
Zwróć uwagę na ich (faktów) wzajemny wpływ – Dopasowując do siebie fakty, należy zastanowić się nad ich wzajemnym wpływem. Fakty to surowe dane – same nic nie oznaczają. Dodając znaczenie do faktów, otrzymuje się informację.
Jakie działania są możliwe do podjęcia? – W metodzie RP bierze się pod uwagę praktyki, politykę i zasady panujące w Firmie, upewniając się, czy każde możliwe rozwiązanie może zostać zastosowane. Zwykle istnieje więcej niż jedno rozwiązanie problemu.
Powtórnie sprawdź zwyczaje i standardy postępowania obowiązujące w Firmie
Zastanów się nad celem i wpływem działań na osobę, grupę oraz na produkcję.

KROK 3 – PODEJMIJ DZIAŁANIE.

Czy poradzisz sobie z tym sam? – Podejmując działanie, powinniśmy najpierw zastanowić się nad tym, czy tak naprawdę jesteśmy za nie odpowiedzialni.
Czy potrzebujesz wsparcia? – Zastanów się nad swoimi kompetencjami do rozwiązania danego problemu. Nie oznacza to, że przekazuje się problem innej osobie. Oznacza to podjęcie działania przy wsparciu innej. Przełożony na przykład może nie mieć wiedzy lub doświadczenia w zakresie medycyny/psychologii albo finansowych aspektów dotyczących tego problemu.
Czy powinieneś zwrócić się do swojego kierownika? – Gdy działanie leży poza zakresem odpowiedzialności przełożonego, zanim się je podejmie, konieczne jest uzyskanie zgody przełożonego.
Dobrze zaplanuj swoje działania – najlepiej jest opanować problem w jego wczesnej fazie, w momencie, kiedy można sobie z nim jeszcze poradzić lub da się jemu zapobiec.

KROK 4— SPRAWDŹ REZULTATY.

Jak szybko poznasz rezultaty działań? – W przypadku rozwiązywania problemów międzyludzkich, wyniki należy sprawdzić w chwili, kiedy oczekuje się pierwszych rezultatów. Nie należy robić tego wcześniej. W nagłych przypadkach dotyczących jakości lub bezpieczeństwa, natychmiastowa kontrola może okazać się jednak niezbędna, gdyż pozwoli zapobiec brakom czy wypadkom.
Jak często potrzebujesz je sprawdzać? – upewnij się, czy problem się nie powtórzy. Ponadto trzeba być świadomym tego, że podjęte działanie może spowodować kolejne problemy.
Przyglądaj się zmianom zachodzącym w produkcji, w nastawieniu i w relacjach.

Najlepszą rzeczą jaką można osiągnąć w budowaniu relacji z pracownikami jest przede wszystkim zapobieganie powstawaniu problemów.

Omówione w tym i wcześniejszych artykułach programu TWI: Instruowanie Pracowników (IP), Doskonalenie Metod Pracy (MP), Relacje z Pracownikami (RP), w podręczniku TWI porównywane jest do stolika z trzema nogami. Wystarczy zabrać choć jedną z nich, a stolik się przewróci. Tym zdaniem chciałbym zakończyć cały cykl artykułów o programie TWI. Powodzenia w stosowaniu TWI.

Polecane szkolenia: